المحاسبة في الجمعية

تم تعيين الأستاذ / سالم مسلم الحربي     للشؤون المالية

وهو يتمتع بخبرة كبيرة في الأمور المالية والمحاسبية تفوق 35 عام

المحاسبة في الجمعية

الجزء الأول: مفهوم الإدارة ومكوناتها

1. الإدارة المالية.

2. الوظيفة المالية.

3. بعض المتطلبات التنظيمية الخاصة بالوظيفة المالية.

4. النظم المحاسبية.

الجزء الثاني: الموازنات التقديرية كأداة تخطيط ورقابة

1. الموازنات التقديرية كأداة تخطيط وعمل.

2. الموازنات التقديرية كأداة رقابة: التقارير.

3. الرقابة وتحليل الانحرافات.

الجزء الثالث: الأنظمة والإجراءات المالية

1. دفاتر الحسابات.

2. التقارير الداخلية.

3. السجلات الأخرى التي يجب مسكها.

4. الرقابة الداخلية.

5. الحسابات الختامية.

مقـدمـة : المال في المنظمة كمثل الدم لجسم الإنسان , ومن ذلك فإن المال في المنظمة هو بمثابة دورتها الدموية. فبدون الدم لا يمكن تصور الحياة في الجسم. وأي خلل يقع في أثناء سير الدورة الدموية يمكن أن ينعكس على صحة الإنسان, وكذلك بالنسبة لدورة المال في المنظمة,

فمثلاً: عدم كفاية الأموال يتسبب في ضياع الكثير من الفرص ويعرض المنظمة لإعسار قد يكون خطراً على حياتها. وأن ضرورة تدقق المال في المنظمة وحسن استغلاله وتوزيعه كضرورة انتظام الدورة الدموية لسلامة جسم الإنسان. ولذا تأتي الإدارة المالية للمنظمة كركيزة من أهم الركائز التي يتوقف عليها نجاح المنظمة في تحقيق أهدافها.

الجزء الأول: مفهوم الإدارة المالية ومكوناتها

1. الإدارة المالية: تهتم الإدارة المالية بتوفير وتأمين الموارد المالية اللازمة للعمليات الجارية والاستثمارية إلى جانب إدارة النقدية واستثمارها وخلق مصادر منها تكفي لسداد الالتزامات المطلوبة من قبل الغير. وتعتبر الإدارة المالية وظيفة غير مستقلة عن بقية الوظائف الأخرى للمنظمة. وتساهم في تحقيق هدف/ أهداف المنظمة عن طريق القرارات والتصرفات الآتية:

أ‌. قرارات الاستثمار والتمويل طويل الأجل.

ب‌. إدارة رأس المال العامل.

ج. قرارات التمويل قصير الأجل.

وينتمي عادة, هدف المنظمة إلى إحدى أو مجموعة من الأهداف الثلاث التالية: أ‌. هدف تعظيم قيمة المنظمة إلى أقصى حد ممكن. ب‌. تعظيم الربح. ت‌. هدف تعظيم العائد الاجتماعي.

عادة ما يتطابق مفهوم الإدارة المالية, في الواقع العملي, مع مفهوم الإدارة الحسابية أو الإدارة المحاسبية. وتتضمن هذه الأخيرة وظائف جمع البيانات المالية وتسجيلها وتبويبها وتلخيصها ومراجعتها وعرضها تفسيراً. ومن شأن هذه الوظائف أن تجعل المدير المالي أكثر انغماساً في العمليات الإجرائية المحاسبية وتبعد به عن الجانب التمويلي المرتبط باتخاذ القرارات المالية. وبالتالي فإن المدير المالي الذي يسيطر عليه الجزء التسجيلي والرقابي لا يصبح مديراً مالياً, وإنما مدير حسابات أو مراقب مالي على أحسن تقدير . ولذا فإنه من الصعب أو الخطأ – عملياً – الفصل بين وظيفة المراقب المالي ووظيفة المدير المالي. ويعتمد المدير المالي للقيام بمهامه على أدوات المحاسبة والمراجعة والتكاليف.

وإن مجال الإدارة المالية غير محددة وواضح تماماً في الحياة العملية. كما أن تنظيم وظائفها يختلف من هيكل لآخر. فقد يسمى المسؤول المالي أمين الصندوق أو مراقب مالي أو نائب رئيس مجلس إدارة.

2. الوظيفة المالية: تتكون الوظيفة المالية من جميع الأنشطة المالية التي تهتم بتزويد المنظمة بالأموال اللازمة لها لتحقيق أهدافها, وبحركة هذه الأموال في المنظمة منذ نشأتها حتى تمام تصفيتها بعد استنفاذ أغراضها. فمثلاً تسوي حسابات البنك من طرف شخص ليست له علاقة ومن الأفضل أن يكون بعيداً عن الشخص الذي يقوم بعمليات الإيداع والصرف. كما يجب أن توزع الرواتب من طرف أشخاص ليست لهم علاقة بإحضارها وكذلك يجب أن يتم تسجيل المخزون عن طريق أشخاص غير مسؤولة عن عمليات الشحن والاستلام ولا عن إعداد الفواتير.

وهذه بعض النماذج والحالات التي يجب أن يتم فيها توزيع الشغل حتى يسهل الكشف السريع لأية أخطاء أو مخالفات. ولا تتوفر الحماية عن طريق توزيع الشغل إلا إذا ما اتضح أن هناك على الأقل شخصين متطلعين على الخطأ في أية عملية أو ضياع لممتلكات المنظمة.

وكثيراً ما يتطلب تقسيم الشغل هذا تكاليف إضافية وخاصة إذا كان حجم العمليات صغير. وبالتالي فإن عملية وجوب هذه التكاليف الإضافية تخضع لمدى أهمية التعرض إلى الضياع والسرقات وما إلى ذلك.

أما فيما يتعلق بالمنظمات الكبيرة الحجم نسبياً فإنه من الممكن خلق وظيفة الرقابة الداخلية لتوفير الحماية اللازمة. ويجب أن تكون هذه الوظيفة غير خاضعة لأية مسؤولية من مسؤوليات الشغل العادية والروتينية. وإذا ما توفرت هذه الوظيفة يمكن الاستغناء عن التكاليف الإضافية لتقسيم الشغل من أجل الرقابة والتثبت.

3. النظم المحاسبية: كما سبق الذكر, فإن الإدارة المالية تعتمد على النظم والأساليب المحاسبية أثناء عمليات التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات, وتضم هذه النظم والأساليب المحاسبية الأدوات التالية (3) : أ‌. الحسابات المالية. ب‌. حسابات التكاليف. ج. المراقبة الداخلية. د. المحاسبة الإدارية.

REPORT THIS AD

ولكي تفي بأهدافها في أن تكون أداة تعتمدها الإدارة المالية في عملياتها المختلفة, يجب لهذه النظم أن تتوفر فيها الشروط التالية: أ‌. الدقة الكاملة. ب‌. تقديم البيانات والمعلومات إلى الجهات المعنية. ج. انتظام دورية البيانات. د. وضوح البيانات.

وكما سبق القول فإن هناك تداخل بين الوظيفة المالية والوظيفة المحاسبية عملياً. وأن الإدارة المالية تهتم بأنشطة الوظيفتين ومن الممكن أن تعهد الوظيفة المالية كلها لشخص واحد يسمى بأمين الخزينة أو أمين المالي في حالة منظمة صغيرة. ولكن عندما تتسع أعمال المنظمة يكبر حجمها وتتسع أنشطة الوظيفة المالية ويحتاج المر غالباً إلى فصل الأنشطة المحاسبية وأنشطة الرقابة المالية لكي يشرف عليها مراقب مالي بجانب أمين الخزينة الذي يشرف على الأنشطة النقدية والاستثمارات والتمويل. ومن أهم اختصاصات أمين الخزينة ما يلي: 1. التخطيط المالي وتدبير الموال وإدارة الاستثمارات وإدارة رأس المال العامل واستثمار الفائض من الأموال. 2. مراقبة حركة النقدية (المقبوضات والمدفوعات) ورصيد الخزينة والمركز النقدي والمحافظة على الخزائن والاستثمارات. 3. دفع الالتزامات التي على المنظمة في مواعيدها.

أما أهم اختصاصات المراقب المالي فهي كما يلي:

1. أعمال الوظيفة المحاسبية سواء حسابات مالية أو حسابات تكاليف بما فيها من تصميم للحسابات وتنسيق جميع هذه الأعمال.

2. أعمال المراجعة والمراقبة الداخلية والتفتيش المالي.

3. توفير البيانات والمعلومات المحاسبية اللازمة لاتخاذ القرارات المختلفة على أسس رشيدة.

4. بعض المتطلبات التنظيمية الخاصة بالوظيفة المالية:

عند تنظيم الوظيفة المالية من المهم اعتبار وإبراز الجوانب الخاصة بالمسؤوليات والعلاقات ومتطلبات الوظيفة. من أهم مسؤوليات الوظيفة المالية هي الحفاظ على أصول المنظمة ولذا يجب اتباع نظام وأسلوب ” التثبيت والموازنة” checks and balances بدقة كبيرة حتى يتم التثبت والموازنة في كل مجال من المجالات التي يمكن أن توجد فيها لا مبالاة أو سرقة أو أية خطر من شأنه أن يؤدي إلى خسائر في موارد المنظمة. أول وانجح أساليب الحفاظ هي التفريق بين مكونات الوظيفة أو وظائفها بطريقة تجعل عدم وجود الرقابة الكاملة والمطلقة لأية عملية حسابية بين أيدي شخص واحد.

وفيما يلي نتطرق على التوالي إلى الحسابات المالية:

حسابات التكاليف والمراقبة الداخلية.

1. الحسابات المالية: وهي عبارة عن النظام الذي يضم عمليات تجميع وتبويب وتحليل وعرض وتفسير البيانات المالية من أجل معرفة نتائج أعمال المنظمة وتصوير وضعها المالي, وعلاقاتها مع الغير. وتلخص مخرجات هذا النظام من معلومات مالية في قائمة منها: قائمة الدخل / بيان الإيرادات (وتضم نتائج الأعمال) وقائمة المركز المالي ( وهي عبارة عن الميزانية), لتقديمها إلى الجهات المعنية سواء كانت مالكة للمنظمة ومشرفة عليها أم ممولة لها.

2. حسابات التكاليف: تعد حسابات التكاليف كنظام آخر يضم عمليات تجميع وتسجيل وتبويب وتحليل وعرض بيانات التكاليف بهدف مد المدير بمجموعة من المعلومات التحليلية التفصيلية التي تساعده على التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات. ويشمل نظام حسابات التكاليف عادة: نظام محاسبة التكاليف الفعلية. ونظام محاسبة التكاليف المحددة مقدماً (تقديرية أو معيارية). وتتكون عناصر محاسبة التكاليف من مجموعة من الدورات المستندية التي ترتبط بالسجلات والدفاتر والبطاقات, ومن مجموعة من الأدلة أهمها دليل وحدات التكلفة (النشاط) ودليل عناصر التكلفة ودليل مراكز التكلفة, ومن مجموعة أسس وقواعد لتحميل التكاليف, وأخيراً من مجموعة قوائم وتقارير للتكاليف التي تعرض المعلومات التكاليفية والتي تعتبر أداة توصيلها للمستفيدين منها. والهدف من محاسبة التكاليف في المنظمة الأهلية التي لا ترمي إلى الربح هو استرداد النفقات ولا تعظيم الأرباح كما هو الشأن بالنسبة للمنظمة التي ترمي إلى الربح.
3. المراقبة الداخلية: في مفهومها الواسع تتضمن المراقبة الداخلية: مراقبة إدارية لها أدواتها وأساليبها. مراقبة محاسبية لها أدواتها وأساليبها. وأخيراً ضبط داخلي له أدواته وأساليبه. ومن ثم يتضح أن المراقبة الداخلية مرتبطة بكل النظم الأخرى في المنظمة وتتكامل معها.

وتهدف المراقبة الداخلية إلى التأكد من أن كل عمليات المنظمة سائرة بما يضمن منع الاختلاسات والمحافظة على أصول المنظمة وذلك من خلال التأكد من دقة البيانات والمعلومات المتوفرة للإدارة والجهات الخارجية حتى نضمن اعتمادها في عملية اتخاذ القرارات.

ويعتبر جهاز المراجعة الداخلية أحد أجهزة الرقابة الأساسية في المنظمة. ومن ذلك فإن دور المراجعة الداخلية يتعدى دورها التقليدي إلى ما يلي :

• الرقابة على الأداء بشكل تفصيلي.
• الرقابة على التصرفات والقرارات وتقييمها وإعداد تقارير عنها للمستويات الإدارية الأعلى. وهذا تدعيماً لفكرة الرقابة الذاتية داخل المنظمة والحد بقدر الإمكان من أجهزة الرقابة الإدارية الداخلية وتدخلاتها.

الجزء الثاني: مفهوم وأسس الموازنات التقديرية: الموازنة التقديرية هي عبارة عن وثيقة تلخص كل العمليات والأنشطة التي تنوي المنظمة القيام بها لمدة زمنية محددة وتصبح هذه الوثيقة برنامج عمل للمنظمة خلال هذه الفترة. وهي ترجمة واضحة عن التخطيط والسياسات المستقبلية الموضوعة للمنظمة. بناء على خبرة الماضي والطاقة الاستيعابية للمنظمة والموارد المتوفرة لها وعلى التنبؤات المستقبلية فيما يتعلق بكل الظروف الداخلية للمنظمة والخارجية المحيطة بها. وفي نفس الوقت تعتبر الموازنة التقديرية أداة رقابة تحاول مقارنة ما أنجز فعلياً بما تهدف إليه المنظمة وما هو متوقع. ويجب أن تقوم الإدارة بتحليل أية انحرافات هامة واتخاذ الإجراءات اللازمة لمنع الانحرافات الضارة وتشجيع النواحي الإيجابية.